퇴근은 칼같이, 일은 완벽하게

프롤로그

도입 업무를 빠르게 끝내기 위한 마음가짐
01 ‘단순한 시간 단축’과 ‘시간 효율이 좋은 방법’의 차이
02 시간 효율을 높이는 목적을 생각한다
03 ‘시간이 있으면 하고 싶은 일’을 정해 본다
04 ‘무조건 열심히’는 이제 그만
05 바쁠수록 ‘왜?’를 헤아린다
06 ‘하지 않는다’는 선택지도 있다

1장 시간을 가치 있게 쓰는 법
07 즐거운 일정부터 확보한다
08 일정을 세우는 데에 시간을 들인다
09 먼저 업무의 전체적인 프로세스를 파악한다
10 협업할 관계자가 많은 일부터 시작한다
11 ‘예비 시간’을 확보한다
12 소요 시간은 경험치의 1.2배로 잡는다
13 회의는 15~30분 여유 있게 잡는다
14 외근은 이동 범위를 최대한 작게
15 친해지고 싶은 사람은 식사 시간에 만난다
16 취소하기 힘든 약속을 잡는다
17 급한 부탁은 퇴근 전에 끝낼 수 있는지 판단한다
18 퇴근 15분 전에 일정을 조정한다
19 캘린더 앱을 적극적으로 활용한다
20 할 일은 전날 밤에 정한다
21 출근 시간에 오늘 하루를 시뮬레이션한다

2장 이메일 및 업무 채팅의 효율화
22 이메일의 회신 순서를 구분한다
23 서식을 활용해 효율적으로 대응한다
24 이메일을 작성할 때 명심할 세 가지 포인트
25 일정 조율 시에는 선택지를 제시한다
26 답장이 필요치 않음을 미리 밝힌다
27 예약 발송 기능을 활용한다
28 이메일은 꼭 필요한 것만 보관한다
29 수신함을 업무 관리에 활용한다
30 수신자와 첨부 파일은 최소한으로
31 답신은 적절한 시점에 끊는다
32 이메일과 메신저는 적절히 병행한다
33 메신저 기능을 효율적으로 사용한다

3장 일이 잘 풀리는 업무 환경 만들기
34 5분 안에 끝낼 수 있는 일부터 시작한다
35 업무에 필요한 자료는 미리 준비한다
36 업무는 종류별로 구분해서 처리한다
37 집중력이 흐트러지면 짧은 휴식을 취한다
38 떠오른 업무는 바로 포스트잇에 적는다
39 점심은 붐비지 않는 시간대에 해결한다
40 자투리 시간에 처리할 업무 리스트를 만든다
41 방해 요소가 없는 환경을 만든다
42 여유가 생기면 다음 업무를 챙긴다
43 자주 하는 업무는 매뉴얼로 만든다
44 회의용 자료는 핵심 내용만 담는다
45 완성도가 30%일 때 피드백을 받는다
46 활기찬 음악으로 지루함을 예방한다
47 좋아하는 것으로 의욕을 끌어올린다
48 책상 위에 간식을 두지 않는다
49 비상 상황을 대비한 물건은 항시 구비한다
50 일어나지 않은 일에 시간을 쓰지 않는다
51 퇴근 시에는 책상 위를 정리한다

4장 스트레스를 받지 않는 작업 요령
52 내게 적합한 전자 기기를 구비한다
53 디스플레이는 여러 개 사용한다
54 수신함은 항상 곁눈질로 확인한다
55 불필요한 데이터는 과감하게 지운다
56 파일명에 키워드를 두 개씩 넣는다
57 자주 쓰는 앱은 원클릭으로 실행되도록 설정한다
58 웹사이트를 저장할 때는 이름을 바꾼다
59 비밀번호는 자동 입력 기능으로 저장한다
60 새로운 툴이 항상 유용한 건 아니다
61 음성 입력 기능을 활용한다
62 문서는 편집할 수 있는 상태로 공유한다
63 AI를 어시스턴트로 쓴다

5장 일이 쉬워지는 커뮤니케이션 노하우
64 회의 시간은 짧게 잡는다
65 필수적이지 않은 회의는 채팅으로 대체한다
66 아젠다는 회의 이틀 전에 수집한다
67 회의실 예약 시에는 시간과 공간을 고려한다
68 서로의 장단점을 파악하여 일을 배분한다
69 다음 사람에게 전달하는 업무는 신속하게
70 부탁할 때는 이점을 함께 제시한다
71 외부 미팅은 사전 조율을 거친다
72 논의는 구체적으로 여러 번 반복한다
73 이미지나 음성이 텍스트보다 명확하다
74 성공 사례를 따른다
75 진행 상황과 목표는 항상 공유한다
76 모든 업무에 마감 기한을 설정한다
77 감사 인사는 사진을 활용하여 전달한다
78 마감일은 며칠 빠른 날짜로 전달한다
79 업무 일지는 날마다 공유한다
80 통념으로 상대를 통제하지 않는다
81 프로젝트가 끝나면 함께 식사한다
82 고마운 상대에게는 작은 선물을 한다

6장 삶이 만족스러워지는 작은 습관
83 아무리 바빠도 최소 7시간은 잔다
84 결정적 순간을 위한 아이템을 갖춘다
85 마음에 드는 아침 루틴을 만든다
86 가벼운 운동으로 컨디션을 파악한다
87 업무 모드의 온 앤 오프를 구분한다
88 탄수화물 섭취량을 줄인다
89 건강한 식습관을 만든다
90 야근할 수 없는 날이라고 선언한다
91 성취감을 느끼는 업무 방식을 만든다
92 80%면 충분하다고 생각한다
93 취미는 평일 저녁에 즐긴다
94 멀티태스킹으로 시간을 알차게 쓴다
95 여유 시간에 자잘한 일을 처리한다
96 장소를 바꿔서 자극을 준다
97 귀가 후 루틴도 만든다
98 나의 행복을 위한 날을 정한다
99 휴가 중에는 자동 회신을 설정한다
100 효율성을 과도하게 추구하지 않는다

에필로그

‘속도를 올리면 같은 시간에 더 많은 일을 할 수 있으니 시간 효율도 올라가겠지?’ 이런 생각으로 무작정 작업 시간을 줄이려고 애쓰는 사람들이 있습니다. 전혀 틀린 말은 아니지만, 오로지 시간을 단축하는 데 집중하다 보면 부실한 결과물이 나오기 쉽습니다. 왜 그럴까요? 작업물의 품질, 완성도, 상대방의 만족도 같은 본질적인 요소들을 놓쳐 버리기 때문입니다.

또한 이메일을 새로 보낼 때나 답장할 때, 자신을 참조인으로 넣는 게 효과적입니다. 그러면 회신한 이메일이 여러분의 수신함에도 들어오므로 해당 메일이 ‘답장을 기다리는 상태’임을 눈에 띄게 표시할 수 있습니다.

짧게 물어볼 일인데도 이메일을 쓰는 것은 비효율적이고, 반대로 장문의 내용을 메신저로 보내는 것도 적절하지 않습니다. ‘간단한 질문이나 확인’은 메신저, ‘기록을 남겨야 하거나 내용이 길고 복잡한 커뮤니케이션’은 이메일을 권장합니다.