비즈니스 커뮤니케이션

머리말 / 4

제1장 비즈니스 영문서한의 구성요소와 배치
1. 구성요소 / 10
2. 배치 / 17
3. 수출입 절차 (Export and Import Procedure) / 18

제2장 비즈니스 영어 (Business English)

제3장 비즈니스 모범 양식 (Business Model Form)

Appendix / 105

제1장 비즈니스 영문서한의 구성요소와 배치

1. 구성요소

비즈니스 영문서한의 구성요소란 서신을 구성하는 각 부분을 말하며, 기본요소와 보조요소가 있다.

1.1. 서두(Letterhead)
Letterhead가 인쇄된 서한용지를 사용하는 경우에는 별도로 서두를 명시할 필요는 없다. 대부분의 회사는 서두에 아래와 같은 사항을 용지의 상단 중앙부분에 간소하고 매력 있게 인쇄 둔다.

① 자사명(Firm Name)과 주소(Address)
② 전화번호, 텔렉스 번호, 이메일 주소
③ 업종(Line of Business)
④ 지점ㆍ출장소(Branches)

1.2. 발신일자(Date)
작성방법에는 영국식과 미국식이 있는데, 영국식은 일ㆍ월ㆍ년 순으로 표기하며 미국식은 월ㆍ일ㆍ년의 순서로 표기한다.

영국식은 15th January, 2016 (15 January, 2016도 가능)
미국식은 January 15, 2016

1.3. 수신인명 및 주소(Inside Address)
수신인의 성명 또는 회사명과 주소를 말한다. 흔히 봉투는 분실하기 쉬우므로 다음에 회신을 해야 하는 경우 File 된 편지만으로 용이하게 이용 할 수 있도록 해야 한다.
Inside Address는 첫째 줄은 수신인명과 존칭, 둘째 줄은 회사명, 셋째 줄은 번지수와 동, 가명, 넷째 줄은 도시와 주 및 우편번호 그리고 다음 줄은 국명을 기재한다.

Mr. E. M. Forster, President
Brown & Sto ne, Inc.
1475 Folsom St.
Boulder, Colorado 80302
U. S. A.

미국 사람은 회사에 보내는 편지에도 되도록 존칭을 담당자 앞에 쓰는 습관이 있으며, 개인이름에 존칭 Mr., Mrs., Miss, Ms 등을 붙여서 제1행에 쓴다.
Ltd.(Limited)는 영국계, Inc.(Incorporated)는 미국계의 주식회사를 표시한다. X ~ & Co. =X ~ and Company는 X 라는 사람과 다른 몇몇의 회사라는 뜻이기 때문에 X는 인명이어야만 한다.
주소에서는 St.(Street), Ave.(Avenue), Rd.(Road), Blvd.(Boulevard), Bldg.(Building) 등과 같은 약어도 자주 사용한다.

1.4. 서두인사(Salutation)
서신의 서두에 쓰는 인사로서 형식적인 인사말이다.
회사인 경우에 원칙적으로 남자복수인 경우에

영국식은 Dear Sirs,
미국식은 Gentlemen :

구두점은 영국식에는 comma( , ) 미국식에는 colon ( : )을 사용한다.

1.5. 본문(Body of the Letter)
본문은 서신을 작성하는 목적을 나타내는 부분으로서 가장 중요한 구성요소이다. 서한을 작성하는 사람이나 읽는 사람이 바쁘기 때문에 요점을 간략하게 쓸 수밖에 없지만, 아무리 하여도 2페이지가 넘어갈 경우에는, 다음과 같이 상대방 회사명, 페이지 수, 날짜를 기입한다.

Yeosu International Corp. - 2 - March 15, 2016

1.6 결미인사(Complimentary Close)
서신의 마지막 부분에 쓰이는 관습적인 인사말로서 주로 사용되는 것은 아래와 같다.

영국식은 Yours faithfully, Yours sincerely,
미국식은 Very truly yours, Sincerely yours,
친근한 사이인 경우에는 Sincerely, Best regards, Regards,

1.7. 서명(Signature)
서명은 서신에 대한 책임소재를 나타내며 법률상의 효력을 부여하는 중요한 요소이다. 무역서신에서 서명은 회사명, 자필서명, 서명자명 및 서명자의 직책명으로 구성된다. 자필서명은 언제나 일정한 글씨체로 다른 사람이 모방할 수 없도록 해야 한다.

1.8. 참조번호(Reference Number)
참조번호란 서신을 발송하거나 수신할 때, 서신의 참조와 filing(분류보존)을 위해서 일정한 양식으로 기재하는 기호 또는 번호를 말하며, 후일 참조번호가 있으면 거래의 신속 및 시간절약을 할 수 있다.

1.9. 건명(Letter Subject)
서신의 제목을 표시하는 것으로 상대방에게 내용파악을 훨씬 수월하게 해 준다. 표제건명 밑에 밑줄을 치는 것이 좋다.

1.10. 특정인 수신표시(Attention Line)
수신자를 상대방 회사로 하면서도 특정 개인이나 부서에 도달될 것을 원하는 경우에는 아래와 같이 특정인 수신표시를 한다.

Attention : Mr. Bill Clinton, Sales Manager

1.11. 서신책임자 약호(Identification Marks)
이것은 서신작성자, 서명자 및 타자원을 밝히고 이들의 책임소재를 분명히 하기 위해 사용하는 것이다.

YWP/mlr(dictator, typist)
YWP/MS/mlr(dictator, signer, typist)

1.12. 동봉물 표시(Enclosure Notation)
서신과 함께 봉투 안에 가격표, 수표, 사진 등 동봉물이 있는 경우에는 반드시 이 사실을 아래와 같이 표시한다.

Encl. : Price List
Encls. : Price List, Commercial Invoice

1.13. 추신(Postscript)
추신은 서신을 다 작성한 후에 추가할 사항이 있거나 본문의 주요내용을 강조하고자 할 때에 사용된다.

1.14. 사본송부처 표시(Carbon Copy Notation)
서신 작성자가 수신인 이외의 관계자에게도 서신의 내용을 알라고 싶을 때는 사본을 보낼 수 있다. 이 경우는 C.C.(또는 c.c., cc.)로 사본 발송지의 이름을 쓴다.

CC Mr. John Jones
Copy to Mr. John Jones

1-1 비즈니스 서한의 일반적인 형식(Modified Block Form; Open Punctuation)

2. 배치

서한에서는 날짜(Date), 맺음말(Complimentary Close), 서명(Signature)이 수직으로 우측에 기재되고, 그 이외의 모든 각 단락은 제1행도 포함하여 좌측의 여백에 수직으로 기재되어 있는 배치(Layout)를 Block Style 이라고 한다.
또한 각 단락의 제1행이 5문자정도 우측으로 들여쓰기가 되어 있는 배치(Layout)는 Semi - Block Style 이라고 한다. 이 배치는 균형 잡힌 아름다운 양식(Form)으로 읽기 쉽고 영미에서 상당히 잘 사용되고 있으나 타이핑에는 비효율적이다.
날짜(Date), 맺음말(Complimentary Close), 서명(Signature)을 포함하여 모두 좌측의 여백에 모아진 완전 수직형을 Full Block Style 이라고 부른다. 좌측에 지나치게 모여 있어서 균형이 안맞고, 상대방에게 주는 인상도 좋지는 않지만, 타이핑의 능률이 가장 좋아서 최근 사용되는 경우가 자주 있다.