완벽한 보고서 쓰는 법

머리말

1. 핵심 요소를 파악하라
목적을 명확히 하라
누가 무엇을 알고 싶어 하는지 생각하라
목적을 실현했을 때의 아웃풋을 그려라
몰랐던 팩트를 만났다면 자신을 부정하라
주장을 하려면 근거를 확보하라
결론은 과제에 대한 답변이다
What·Why·How를 명확히 하라

2. 한 장으로 요약하라
실무자에게 로직이란 무엇인가
피라미드 구조로 로직을 구성하라
MECE로 중복과 누락을 방지하라
So What/Why So로 논리의 비약을 없애라
비즈니스 논리력을 강화하라
피라미드 구조를 실무에 적용하라
상사와 문제인식이 다를 때는 해설형 패턴으로 대응하라
상사와 문제인식이 같을 때는 병렬형 패턴을 활용하라
요점들을 논리적인 순서로 연결하라
연결한 요점들을 한 장으로 요약하라

3. 로지컬하게 작성하라
제목에 일의 본질과 범위를 담아라
목차를 이용해 논리의 흐름을 밝혀라
원 페이지 원 메시지로 이해도를 높여라
헤드메시지와 수직적 논리로 보고서를 단순화 하라
컬러와 차트의 활용법을 생각하라
보고서 작성을 위한 글쓰기 원칙 1
보고서 작성을 위한 글쓰기 원칙 2

보고서를 작성하기 위해서는 과제와 관련된 정보를 수집해서 팩트와 데이터를 분석해야 한다. 수집한 자료를 분석하다 보면 엄청난 시간과 노력이 필요하다. 때때로 머리에 쥐가 날만큼 힘이 들 때도 많다. ‘내가 무엇을 전달할까’를 생각하는 사람은 그때까지 들인 시간과 노력이 아까워서 분석한 자료를 보고서에 몽땅 끼워 넣는다. 일을 많이 했다고 생색을 낼 생각인지, 뒤에 첨부하면 그만인 자료까지 보고서 본문에 싣는다. 그러다보니 보고서의 양이 쓸데없이 많아진다.
그러나 ‘누가 무엇을 알고 싶어 하는가’를 생각하는 사람은 시간과 노력을 들여 만든 자료를 아까워하지 않는다. 보고의 목적, 상사의 의도나 지시사항과 관련 없는 자료들은 전부 버린다. 상대방이 무엇을 알고 싶어 하는지, 무엇을 듣고 싶어 하는지를 생각하면 분량이 자연스레 줄어든다. 양이 많다고 좋은 게 아니다. 오히려 보고를 받는 사람 입장에서는 읽어야 할 분량이 많으면 짜증부터 난다.
_‘누가 무엇을 알고 싶어 하는지 생각하라’ 중에서

비즈니스 커뮤니케이션은 일상생활에서 지인들과 다과를 즐기며 나누는 담소와는 다른 면이 많다. 특히 보고는 조직 내 상하관계에서 이루어지는 수직적 커뮤니케이션이다. 국어사전에서 보고를 찾아보면 ‘일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알리는 일’이라고 나와 있다. 실무자가 보고를 할 때, 구두보고건 문서보고건 상관없이 반드시 명확히 해야 할 두 가지가 있다. 그래야 자신의 메시지를 상사에게 제대로 전달할 수 있다. 그 두 가지는 바로 상사로부터 부여 받은 ‘과제’와 ‘과제에 대한 답변’이다. 어느 회사의 사장이 TF팀을 신설하고 다음과 같은 과제의 보고를 요청했다고 하자.
“50~60대를 타깃으로 한 시니어 최적화 서비스를 개발해야 하는가?”
3개월 동안 그 팀은 다양한 정보를 취합하고 분석해서 결론을 내린 뒤에 사장에게 다음과 같이 보고했다.
“시니어 최적화 서비스를 개발하려면 먼저 사업의 수익성과 경쟁사 동향을 충분히 분석해야 합니다. 사업 수익성 측면에서는 이런 점들을 검토해야 하고, 경쟁사들은 저런 점들을 실시하고 있습니다.”
결론을 보고 받은 사장의 심정이 어떨까? 나라면 짜증부터 날 것 같다. 과제와 답변의 정합성이 없다. 사장이 듣고 싶어 하는 답변은 무엇일까? 바로 ‘예스’ 또는 ‘노’다.
_‘결론은 과제에 대한 답변이다’ 중에서

So What은 “그러한 사실들로부터 무엇을 알아낼 수 있지?” 하고 스스로 자문자답하며 메시지를 도출하는 과정이다. 지금 현재 손에 쥔 정보, 즉 팩트로부터 핵심 요소를 추출하는 작업이다. 팩트로부터 메시지를 도출하고 발견하는 과정이기 때문에 ‘팩트파인딩(Fact-finding)’이라고도 부른다.
이에 비해 Why So는 “왜 그렇다고 말할 수 있지?” “왜 그런 결론을 도출할 수 있지?” “왜 그런 메시지를 도출할 수 있지?” 하고 자문자답하면서 도출한 메시지의 이유나 근거를 캐는 과정이다. So What으로 도출한 메시지를 검증하는 작업인 셈이다. 즉, So What을 거쳐 도출한 메시지에 대해 “Why So?” 하고 질문을 던지면, 현재 손에 쥔 팩트들로 이유나 근거를 명확하게 설명할 수 있어야 한다.
_‘So What/Why So로 논리의 비약을 없애라’ 중에서