보고서 잘 쓰는 법

◆프롤로그 왜 지금 보고서 잘 쓰는 법인가?

1장 잘 쓴 보고서에는 특별함이 있다
01 상대를 이해시키고 메시지를 전하는 보고서의 조건
02 상대가 ‘예스!’ 하는 보고서를 작성하기 위하여
03 보고서가 갖춰야 할 세 가지 요건
04 상대를 이해시키고 메시지가 전달되는 보고서의 작성 단계

2장 ‘목적’, ‘타깃’, ‘메시지’를 명확히 하라 [의의의 이해를 돕는 보고서 작성법]
01 파워포인트를 먼저 가동해서는 안 된다
02 [Step 1 목적] 목적을 명확히 한다
03 [Step 2 타깃] 타깃을 알고 가설을 세운다
04 [Step 3 메시지] 메시지 & 스토리보드의 작성
05 목적, 타깃, 메시지를 생각하는 순서
06 야마다 군의 보고서 작성 스토리

3장 보고서의 구성을 생각한다 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]
01 [Step 4 구성] 보고서 전체의 구성을 생각한다
02 [Step 4 구성] 슬라이드 내의 구성을 생각한다
03 [Step 4 구성] 구성의 응용

4장 정보의 질과 양을 최적화한다 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]
01 [Step 5 시각화] 정보의 질을 높인다
02 [Step 5 시각화] 정보의 양을 적절히 한다

5장 비주얼 오브젝트 테크닉 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]
01 [Step 5 시각화] 표를 가공한다
02 [Step 5 시각화] 그래프를 가공한다
03 [Step 5 시각화] 차트를 가공한다
04 [Step 5 시각화] 오리지널 차트 작성법

6장 비주얼 이펙트 테크닉 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]
01 [Step 5 시각화] 비주얼 이펙트 테크닉
02 [Step 5 시각화] 컬러링
03 [Step 5 시각화] 일러스트
04 [Step 5 시각화] 애니메이션

7장 보고서의 질을 높이기 위한 힌트
01 ‘친절한 마음’을 키운다
02 요리의 테크닉을 향상시킨다
03 평가에 의한 보고서의 질 향상

◆에필로그 ‘친절한 마음’으로 보고서를 작성한다는 것
◆옮긴이의 말 보고서에 ‘친절한 마음’을 담아라

상대를 쉽게 이해시키고 메시지가 전달되는 보고서를 만드는 데 필요한 능력과 마음가짐은 무엇일까? 먼저 의미가 이해된다는 것은 정보의 양과 질이 적정하여 머릿속에 간단히 수납되는 상태를 가리키며, 요리에 비유하면 음식의 질?양?조리법이 적절하여 손쉽게 먹을 수 있는 상태다. 이 상태의 요리를 제공하기 위하여 필요한 능력은 역시 요리하는 테크닉이다.

도큐멘테이션 연수를 하거나 부하직원에게 보고서 작성법을 알려줄 때 자주 하는 말이 있다.
“파워포인트를 사용하지 말고, 일단 손으로 써보라.”
직접 손으로 적으면 아무래도 형식보다는 본질적인 메시지에 집중하게 된다. 그렇기 때문에 일단 종이에 적는 과정을 통해 본질적인 메시지가 무엇인지를 확인할 필요가 있다. 이를 통해 자신이 어떻게 생각하고 있는지?혹은 처음부터 아무 생각도 하지 않았다는 것도 확인할 수 있다.

다시 한 번 ‘친절한 마음’과 ‘요리의 테크닉’에 대하여 이를 어떻게 가로질러 포괄할 것인가, 또한 이러한 능력과 마인드를 어떻게 향상시킬 것인가에 대해 이야기하고자 한다. 최근 친절한 마음으로 가장 중시되는 것이 ‘간결함’이다. 방대한 정보사회에서 정보를 숨 막힐 정도로 가득 담아내는 것이 아니라, 오히려 최대한 잘라내어 필요 충분한 정보만을 골라 담는 것이 보고서를 받아보는 사람의 마음을 편안하게 만들어준다. 정보를 간결하게 뽑아내기 위해서는 당연한 말이지만 상대에 대해 이해하지 않으면 안 된다. 간결하다는 것은 이해하기 쉽고 아름답다는 것과도 일맥상통하는 것으로 궁극의 ‘친절한 마음’이라 할 수 있다.