비서실무의 이해

CHAPTER 01 환경변화와 비서
​1.비서의 정의와 역할
비서의 정의와 수칙
-비서의 정의
-비서 수칙
비서의 역할
-비서의 업무
-비서 표준 직무 기술서

2​.비서의 역량
비서의 역량
-지식(Knowledge)
-기술(Skill)
-능력(Ability)
-가치(Value)
-태도(Attitude)
비서의 자기개발
-정보기술 능력
-커뮤니케이션 능력
-언어 능력
-회계, 재무 능력
-매너

CHAPTER 02 전화응대 업무
1.전화응대 업무
기본 원칙
-상사의 기호파악
-전화응대 자세
전화를 걸고 받을 때의 자세
-전화를 걸 때 유의사항
-상황별 전화응대
-전화연결
-상사 부재 시 전화응대
기타 다양한 상황에서의 전화응대
-상대방이 부재중일 때
-직위가 높은 사람에게 비서가 전화를 걸 때
-상사가 통화중일 때
-전화 중개 시
-통화 도중에 다른 전화를 받을 때
-비서 부재 시 전화응대
-전화가 잘못 걸려왔을 때
-전화를 끊을 때
-전화를 끊은 후

2.전화서비스
전화 기기와 부가 서비스
-키폰
-스마트폰
-전화 부가서비스
국제전화
-전화응대 영어

CHAPTER 03 내방객 응대 업무
1.내방객 응대 업무
기본 원칙
-상사의 기호파악
-내방객 응대 자세
-내방객 맞이 순서
-내방객 기록부와 내방객 카드
-면담 예약
-면담 예약 받는 법
-면담 일시 결정 시 피해야 할 시간
상사 부재 중 면담 예약
면담 약속의 변경 및 취소
상황별 내방객 응대
-선약 유무에 따른 내방객 응대
-내방객 조정
-상사 부재 중 내방객 응대
-내방객 면담 중 비서 업무

2.내방객 맞이 및 안내 예절
-내방객 맞이
-인사
-소개
-명함
-내방객 안내
-복도와 계단에서의 안내

CHAPTER 04 일정관리 업무
1.효율적 일정 수립
상사의 일정관리
-비서의 일정관리 재량권
-상사의 일정관리 원칙
일정표의 종류 및 일정표 운영
일정 확인 및 변경
-일정 확인
-일정 변경

2.비서의 업무 및 시간관리
비서의 업무관리
-To Do List
-업무일지
-티클러 파일과 Bring Forword Filing System
-조직도
-업무 매뉴얼
상사의 개인 정보 관리
-노트를 활용한 메모
-기타 업무 효율화 방안
비서의 시간관리
-즉시 처리의 원칙
-계획에 의한 업무 추진
-상사외의 업무 및 시간 조정
-스스로의 통제
-지시 및 보고
-지시를 받을 때
-보고

CHAPTER 05.회의 업무
1.회의의 개요
-회의의 기능
-회의의 형식
-회의 형식
-컴퓨터 및 통신을 활용한 회의 방식

2.회의 보좌업무
상사 회의 참석 시 보좌업무
-상사 회의 참석 시 업무순서
-상사 회의 참석 시 확인사항
성공적 회의 개최를 위한 준비 업무
-회의 목적과 의제 파악
-회의 시기 결정
-참석자 범위 선정
-회의 장소 선정
-회의 운영 계획
상사 회의 참석 시 보좌업무
--회의 주최 시 업무 순서
-외부강사 초청 시 확인 사항
-회의 통지
회의 자료 준비
-회의 진행
-회의장 준비
회의 기자재 및 정보화 기기
-설비 및 비품 준비
-회의 당일과 회의 사후 업무
-회의의 진행 순서 및 용어
의전 및 국제행사
--의전 계획 수립
행사 의전 정보 수집 및 준비
-의전 수행
-국제 행사

CHAPTER 06 출장 업무
1.출장준비
출장계획
-조직 규정 및 상사 취향 확인
-출장계획안 수립
예약업무
-교통편 예약
-비행기 예약 관련 기타내용
-숙박시설 예약
-렌트카 예약
해외 출장 수속
-여권
-비자
-환전
-여행자 보험
-예방 접종

2.출장보좌 업무
출장일정표
-출장일정표 기재사항
-출장일정표 작성 시 유의사항
출장 전·중·후 업무
-출발 전 업무
-출장 중 업무
-상사의 귀사에 대비한 업무
-출장 사후 업무

CHAPTER 07. 총무 업무
1.상사의 인간관계 관리
상사의 대·내외 활동 보좌 업무
-대·내외 행사 업무
경·조사 업무
-경사
-조사

2.비서의 환경 관리
업무공간 관리
-상사 집무실
-비서실
-접견실
-탕비실
사무기구 및 비품 관리
-사무용 책상
-의자
-파일 캐비넷
-사무용품 및 기타 비품

CHAPTER 08. 정보 수집 및 관리 업무
1.정보관리 업무
정보기술 환경의 변화
-비서의 정보기술 능력
비서의 정보 수집 및 명함 관리
-신문 스크랩하기
-인터넷을 통한 신문 기사검색
-뉴스 클리핑
-명함 관리
자료의 제시
-문서 자료
-그래프 자료
-프리젠테이션
정보의 보안
-기밀 정보의 보안
-개인 소셜미디어 활용에 따른 정보 보안
-정보 보호 방법

CHAPTER 09. 문서 관리
1.문서작성
-문서의 의의
-문서의 정의
-문서의 필요성
-문서의 기능
-문서의 종류
-문서의 성립과 효력 발생
문서의 작성
-문서 작성의 요건
-문서 작성의 형식
-공문서
-기안 문서
-시행 문서
결재
사문서
-사외 문서
-사내 문서
-보고서

2.문서정리
문서정리의 의의
-문서정리의 목적
-문서정리의 기본 원칙
-문서정리의 대상
-문서정리의 과정
문서의 대출
다양한 문서정리 방법
-문서정리의 순서
-문서정리 방법
-문서정리 용구
전자문서의 관리
-전자문서
-전재결재 시스템

3.문서의 수신 및 발신
공문서 접수와 배부
-우편물 처리
-수신된 우편물 처리
-발신 우편물의 처리
-봉투의 처리
우편제도
-국내 특급 우편
-민원우편
-국제 특급 우편 EMS
-국제 특송 서비스
-전자우편

CHAPTER 10. 취업
1.취업전략
진로경로 설정
취업정보 수집
취업노트

2.취업서류
이력서
-인적사항
-학력
-경력
-특기 및 상벌 사항
-사진
자기소개서
-자기소개서의 내용
-자기소개서의 실례
-자기소개서 작성법

3.면접
면접의 종류
-개별면접
-집단면접
-집단토론면접
면접 준비
-사전 조사
-예상질문
-면접 태도 점검
-옷차림
면접시험의 순서
-회사 도착
--대기
입실
-질의응답
-퇴실

부록
전문비서 윤리강령
항공사 코드
각국 도시 공항 코드
출장 여비 규정
세계 주요국 월별 평균 기온
세계시차표
세계화폐단위
수의(壽儀)
여행계획안 사례