국제회의기획자와 국제교류담당자를 위한 실무노트

머리말

PART 1. 국제회의편
MICE 산업의 꽃, 국제회의기획자

1. 국제회의란 무엇인가?
1) 국제회의의 구성요소
2) 국제회의의 유형
On-Site

2. 국제회의는 어떻게 이루어지는가?
1) 회의의 구성과 프로그램
국제정상회의 / 소규모 비공개 세미나 / 국제기구 주관 공개포럼
2) 연회 즐기기
연회 참석 전 / 초청장 회신 R.S.V.P.
3) 연회장
리시빙 라인(Receiving Line) / 축배(Toast)

3. 국제회의는 어떻게 기획하고 운영하는가?
1) 국제회의 기획하기
국제회의 총괄계획 / 정부회의 / 국제학술회의 / 공동(외국기관) 국제회의 / 국제회의 최종점검 D-1
2) 국제회의 운영하기
회의장 / 회의장 배치도 / 연회장 / 좌석배치도 / 수송기획 / VIP 영접·영송
3) 국제회의 개최 후
감사편지 발송 / 회의 사후평가 / 설문조사

PART 2. 의전편
상대의 마음을 얻기 위해 치밀하게 계획된 예술행위

1. 의전이란?
1) 의전은 배려다
수행의전
2) 국제의전 규칙 5R's
Respect(상대방에 대한 존중과 배려) / Reciprocity(상호주의) / Reflecting Culture(문화의 반영) / Rank(서열) / Right(오른쪽) / 로마숫자 표기법과 24시제

2. 국제회의 의전관
1) 국제회의 의전관 도전하기
G20 서울 정상회담
2) 국제회의 의전관 체험하기
G20 국회의장회의 국별 의전관(DLO)
<실무노트 1> 공항영접
<실무노트 2> 회의 의전
3) 국제정상회의 의전관 지원하기
의전관 지원 A to Z

3. 국제행사 의전 기획·운영
1) 의전 기획하기
공항 및 회의장 의전 / 외부인사(내방객) 영접
2) 회의장 좌석배치 및 의전서열
공식방문(Official Visit) / 양자회담(Bilateral Discussions) / 다자회담(Multilateral Discussions) / 연회(Banquet)
3) 협약식(Ceremony) 준비 및 진행
조약(Treaty)과 기관 간 약정(Arrangement) / 문안 작성 / 문건 검독(Proof-Reading) 및 합철(Binding) / 좌석배치 및 국기배열(Setting Arrangement)
<실무노트 3> 기관간의 약정 체결
4) 공식 영문편지 작성
영문서식의 형식과 구성 / 영문서식의 주요 구성 / 영문편지 사례

PART 3. 영어커뮤니케이션편
듣고, 말하고, 보여주자 : 3S 전략

1. 청취 - 듣자!
전략 1) Shadowing(쉐도잉) 기법
1) 의미가 아닌 소리에 집착하라!
2) 직청직해, 단위를 중심으로 끊어서 들어보자!
3) 영어 발음원리 이해하기
~ing의 'g' 탈락현상 / 구개음화 현상 / 연음현상 / 플랩현상 / 대명사·부사의 첫 자음 탈락현상 / 기능어(Function Word) 약화현상

2. 영어 스피치 - 말하자!
전략 2) Speaking - 말하기
1) 탄력 있게 말하자
강세(Stress) / 억양(intonation)
2) 소통능력을 기르자
언어적인 요소 / 비언어적인 요소
3) 메라비언의 법칙(The Law of Mehrabian)
효과적인 바디랭귀지 사용법
4) 논리적으로 말하자
AREA 법칙

3. 영어 프레젠테이션 - 보여주자!
전략 3) Showing - 보여주기
1) 프레젠테이션 구성
서론 | 첫인상 결정하기 / 본론 | 청중과 호흡하기 / 결론 | 기억에 남기기
2) 매력적인 프레젠터로 거듭나기
6가지 노하우(Know-How) / 발표자의 위치와 시선
3) 시각적 보조자료(Visual Aids) 활용하기
자료의 시각화 / KISS 원칙 / 그래프 활용하기
4) 프레젠테이션 정복하기
청중을 공부하라! / 프레젠테이션 평가(Evaluation)

1. 국제회의란 무엇인가

국내에서 개최되는 국제행사로서 외국인 참가자수 10명 이상인 순수 국제회의를 의미하며 국제적 이해사항을 토의?결정하기 위하여 대다수의 대표자에 의해 열리는 회의라고 정의한다. ‘함께 와서 모이고 참석하다’의 의미를 가진 컨벤션Convention이라는 용어는 다수의 사람들이 특정한 활동을 하거나 협의하기 위해 한 장소에 모이는 회의Meeting와 같은 의미라고 할 수 있다. 컨벤션은 국제회의와 전시회, 세미나 등을 포괄적으로 지칭하는 의미로 사용되며, 역사적?사전적?제도적?법률적?학문적으로 다양하게 정의할 수 있다.
국제회의에 대한 정의는 국내외 기구 및 법률에서 각기 다르게 규정하고 있다. 국제협회연합UIA, Union of International Associations의 정의에 의하면 국제회의란 국제기구(NGO 및 IGO)가 주최하거나 후원하는 회의를 말하며 국내 단체 및 국제협회의 국내지부에서 주최하는 국내회의 가운데 정한 조건(전체 참가자수 300명 이상, 참가자 중 국외 참가자 비율40% 이상, 참가국수 5개국 이상, 회의기간 3일 이상)을 만족하는 회의를 말한다.
국제회의산업 육성에 관한 법률(1996년 제정)에 의하면, 상당수의 외국인이 참가하는 회의(세미나, 토론회, 전시회 등을 포함)로서 대통령이 정하는 종류와 규모에 해당하는 것을 말한다.
국제회의산업 육성에 관한 법률 시행령(1997년 4월)에 따르면 첫째, 국제기구 또는 국제기구에 가입한 단체가 회의를 주최할 경우 ① 당해 회의에 5개국 이상의 외국인이 참가할 때② 회의참가자가 300명 이상이고 그중 외국인 100명 이상 ③ 3일 이상 진행되는 회의일 것 등이다. 그리고 둘째, 국제기구에 가입하지 아니한 단체가 주최한 회의의 경우 ① 회의참가자 중 150명 이상의 외국인이 참가할 때 ② 2일 이상 진행되는 회의를 말한다.

1) 국제회의의 구성요소

국제회의기획자는 국제적으로 개최되는 컨벤션 회의 및 행사 등을 주최 측으로부터 위임을 받아 행사를 기획하고 운영하는 업무를 수행한다. 행사 전에는 기획서나 제안서를 통해 조직위원회나 주최 측으로부터 경쟁 입찰을 통하여 계약을 따낸다. 국제회의를 준비하는 기간은 6개월에서 길게는 2~3년 정도가 걸린다. 행사 당일에는 인력(진행요원), 회의장, 만찬장 등의 운영을 총괄하게 되며, 행사 후에는 결과보고 및 평가 등의 업무를 한다. 국제회의기획자는 기업이나 협회, 정부 등에 소속되어 다른 업무를 수행하다가 회의가 계획되면 코디네이터 역할을 하기도 하고, 회의준비를 위해 준비 사무국에서 계약직으로 업무를 하기도 한다. 또한 국제회의 전문용역업체PCO에 소속되어 외주계약에 의해 업무를 하기도 한다.
국제회의를 개최하는 주최자는 중앙정부와 지방자치단체의 주최로 열리는 정부 회의, 공통된 관심사를 가진 회원들이 만나 의견을 교류하고 정보를 교환하는 협회 및 학회 회의, 신상품 개발 및 발표회, 주주 총회 등의 목적으로 시행되는 기업회의 등으로 나누어 볼 수 있다.
컨벤션뷰로CVB, Convention and Visitors Bureau는 국제회의 유치에 필요한 컨설팅 홍보 및 마케팅 등을 전담하여 지원해 주는 공공조직이다. 국제회의 유치추진 절차부터 행사장 선정, 유치제안서 작성 등의 회의 개최를 위한 서비스를 제공한다. 그 외에 국제회의를 구성하는 요소들로는 회의의 참석자, 회의 개최시설(컨벤션센터, 호텔, 기타시설)과 통·번역업체 등의 국제회의 관련 서비스 제공업체들이 있다.

- 본문 ‘PART 1. 국제회의편’ 중에서