도요타 정리술

시작하며: 부하 직원 500명을 책임지는 관리자라도 책상 하나면 충분하다

1장.도요타식 정리·정돈'이 직장을 바꾸고,업무 효율을 높인다

1.'낭비'라는 이름의 보물을 찾아라
정리ㆍ정돈을 하지 않는 회사는 실적도 나쁘다/ 정리ㆍ정돈을 하면 ‘낭비’가 ‘이익’으로 탈바꿈한다
2.정리ㆍ정돈은 단순한 잡무가 아니라 중요한 업무의 하나다
정리·정돈을 하면 생산성이 높아진다/ 정리정돈만 철저히 해도 성과가 올라간다
3.필요한 서류는 '10초 이내'에 꺼낼 수 있어야 한다
'서류를 찾는 시간'이 쌓이면 이 역시 커다란 낭비가 된다/ 오늘 필요한 것이 아니면 책상 위에 꺼내놓지 말라/ 방치된 서류라면 대부분 버려도 문제될 게 없다
4.'깔끔하게 또는 깨끗하게'가 목적이 아니다
많은 사람이 정리ㆍ정돈을 못하는 이유/ '가지런히 놓는 것', 이는 단지 '정렬'에 불과하다
5.물건을 소유하는 것만으로도 비용은 들어간다
도요타가 시도해온 소프트웨어와 하드웨어의 융합/ 곤란한 것은 숨기고 싶어 하는 것이 인간의 심리/기 한이 지났으면 미련 없이 버린다/ '언젠가는 쓰겠지...'라는 생각이 모든 악의 근원

2장.낭비를 줄이는 도요타의 '정리술'

1.'방치된 물건'이 모든 것을 말해 준다
‘방치된 물건’으로 그 회사와 사원의 수준을 알 수 있다/ 그것은 진정 ‘올바른’ 규칙인가?/ 불필요한 규칙에서 벗어나자/
2.버릴 때의 '판단 기준'을 세워라
대리점 매장 직원이 가장 우선한 '판단 기준'은?/ 정리ㆍ정돈에는 ‘판단 기준’이 필수다/
3.'언젠가'에 기한을 설정한다
'시간'을 판단 기준으로 삼는다/ '언젠가'가 아니라 반드시 '언제까지'라는 기한을 설정한다/ '언제까지'의 기한은 최대한 짧게/ 기한이 끝나는 동시에 처분/ '필요 없는 것'은 즉시 처분
4. 사람이 아니라 '시스템'을 탓하라
사람은 본능적으로 물건을 숨기고 싶어 한다/ 발주 실수에 따른 재고가 창고에 한가득
5.'필요 없는 것'을 찾을 때는 벽 주변부터 살핀다
'정규 경로'를 벗어나 옆길로 들어가 본다/ '가려진 공간'에는 점점 물건이 쌓인다/ 사람의 눈에 띄도록 만들면 물건이 쌓이지 않는다
6.필요한 것을 필요한 만큼만 가진다
바쁠 때는 물론 한가할 때도 여분의 물건은 쌓인다/ 바쁘니까 자기도 모르게 더 많이 갖고 싶어 한다/ 한가해지면 자신도 모르게 쓸데없는 작업을 하고 만다/ '한 개씩 흘려보내기'를 하면 손실을 최소한으로 줄일 수 있다
7.먼저 들어온 것부터 순서대로 내보내라
'선입선출' 방식으로 정리한다/ 서류도 선입선출 방식으로 처리한다
8.'발주 시점'을 정하라
'필요 없는 것'을 쌓아두지 않는 '시스템'을 만든다/ 필요한 양보다 많이 가지면 결국 ‘필요 없는 것’이 늘어난다/ 누가 봐도 알 수 있도록 명시한다/ 사무용품의 '발주 시점'을 생각한다
9.'쓰지 않는 것'과 '쓸 수 없는 것'을 명확히 분류한다
'필요 없는 것'을 바로 알 수 있는 '빨간 딱지 작전'/ 담당자를 알 수 있다/ 물건의 존재를 깨닫는다/ 서류나 파일도 '빨간 딱지 작전'으로 처분한다
10. 1년 동안 쓰지 않은 명함은 즉시 처분한다
정리ㆍ정돈에 성역은 없다/ 필요 없어진 이메일은 즉시 삭제한다/ 책은 처분 기한을 결정한다

3장.업무 효율을 높이는 도요타의 '정돈술'

1.물건을 놓는 곳은 '사람의 움직임'을 보고 결정한다
그것은 부가 가치를 높이는 작업인가?/ 단순히 '움직이고 있다'는 데 만족하고 있지는 않은가?/ '물건을 찾는 시간'은 돈을 만들어내지 못한다
2.겨드랑이를 들지 않고도 잡을 수 있는 곳에 물건을 놓는다
자주 사용하는 것은 손이 닿는 장소에 놓는다/ 물건을 잡을 때 몸에 부담이 가지는 않는가?/ 사무실의 레이아웃도 사람에게 맞춰 결정한다
3.'사용 빈도'에 따라 물건을 놓을 곳을 결정한다
얼마나 자주 사용하는가?/ 서류는 연도별ㆍ월별로 새로운 것부터 순서대로 나열한다
4.'사용 빈도'가 낮은 것은 공유한다
굴러다니는 커터칼만 100개 이상/ 공유하는 물건을 놓는 장소는 한곳으로 모은다
5.선을 하나 그린다
먼저 임시라도 좋으니 '정위치'를 결정한다/ 임시 기준을 바탕으로 표준을 만들어 간다/ '어떻게 해야 사람이 움직일까?'를 생각한다/ 사무실이나 책상에도 선을 그린다
6.다른 사람이 30초 안에 찾아낼 수 있도록 '정위치'를 정하라
불특정 다수가 사용하는 물건은 정위치를 정해 놓는다/ 누구나 빠르게 찾아서 꺼낼 수 있는 시스템을 만든다/ 사무실에서도 주위와의 연계 플레이가 필요하다/ 조직의 움직임을 정체시키지 않기 위한 정돈
7.'보려고' 하지 않아도 '보이는' 것이 중요하다
물건의 정위치를 누구든 한눈에 알 수 있게 한다/ '지도'를 게시한다/ 사진을 게시하면 '보인다'
8.물건의 '주소'를 정하라
사무실을 '거리'로 간주하고 '주소'를 결정한다/ 사무용품이나 컴퓨터 데이터도 '주소'로 관리한다/ 사람의 움직임을 바탕으로 물건을 놓을 장소를 결정한다/ 수납장 관리의 기본 원칙은 '3정(定)'
9.어디에 놓아야 할지 한눈에 알 수 있는 '모양 표시'
정돈이 흐트러지는 두 가지 이유/ '물건을 놓는 장소'는 크고 또렷이 명시한다/ 공유 공간이나 서랍 속은 '모양 표시'

4장.도요타식 정리·정돈을 '습관화'하는 방법

1.청소도 중요한 하나의 업무다
정리ㆍ정돈된 상태를 유지하는 세 가지 활동/ 지저분한 곳은 더욱 지저분해진다/ 청소를 위한 '시간'이 마련되어 있는가?/ 청소 시간을 업무에 편입한다
2.'청소하지 않아도 되는 시스템'을 궁리한다
애초에 청소 도구가 있는가?/ 청소 도구도 '가시화'한다/ "청소는 점검이다"/ '청소하지 않아도 되는 상태'가 이상적
3.사람에 따라 '깨끗함'의 기준이 다르므로 점검을 잊지 말자
'깨끗하다'와 '지저분하다'를 가르는 감성의 개인차를 메워라/ 정리ㆍ정돈이 되어 있는지 스스로 검사한다/ 정기적인 '빨간 딱지 작전'도 효과적
4.'결정한 규칙을 지키지 못하는' 것은 리더의 책임
지시만으로는 사람을 움직일 수 없다/ '현장에 맡기는' 리더는 정리ㆍ정돈을 습관화하지 못한다/ "백문이 불여일견"에는 이어지는 말이 있다/ 리더의 진심이 의욕을 높인다/ 원리,원칙을 가르치지 않으면 정착될 수 없다
5.'정리ㆍ정돈을 하면 편해진다'는 것을 실감한다
성과를 실감하는 것이 선결 과제/ "왜 바꿔야 하지요?"/ 작업 시간이 대폭 단축/ 공간별로 정리ㆍ정돈을 하면 효과를 실감하기가 쉽다
6.'떡'을 준비한다
‘정리ㆍ정돈을 하면 어떤 이익이 있는지’를 제시한다/ 100엔의 상금이 사원들의 의욕에 불을 지피다/ 리더는 모모타로가 되어라

부하 직원을 500명 넘게 관리하고 있었던 도요타의 과장은 달랐다. 그의 책상과 그 주변은 놀랄 만큼 깔끔했다. 책상 위에 항상 놓여 있는 것이라고는 오직 전화기 한 대뿐이었다. 업무 시간에는 그날 사용해야 하는 최소한의 서류와 노트북만 놓여 있고, 퇴근한 뒤에는 전화기만이 책상 위를 지켰다. 게다가 수납용 캐비닛은 겨우 3개뿐이고, 그 안에는 서류용 파일 12개가 가지런히 놓여 있었다. 부하 직원이 두세 명만 늘어나도 “관리해야 할 서류와 물건이 늘어나서 골치야.”라고 투덜대는 사람이라면 도저히 믿을 수 없는 황당한 이야기라고 생각할지도 모르겠다.

‘책상 위에 온갖 종류의 서류와 자료 등이 산더미처럼 쌓여 있으면 열심히 일하는 것처럼 보이겠지.’라고 생각하는 사람도 꽤 많이 있는 것 같다. 그러나 도요타 사람들이 일하는 모습을 보면 그와 정반대다. 책상 위가 지저분하고 정리가 제대로 되어 있지 않은 사람일수록 업무 속도가 느리고 온갖 종류의 문제를 일으킬 확률도 더 높다. 반대로 책상 위가 깔끔하게 정리·정돈되어 있는 사람일수록 업무도 효율적으로 처리한다. 그리고 이 차이는 미묘한 것이 아니라 누가 봐도 알 수 있을 만큼 뚜렷하게 나타난다.

도요타라고 하면 ‘저스트 인 타임(JIT)’이나 ‘간판 방식’, ‘가이젠(개선)’으로 상징되는 도요타 생산 방식이 유명하다. 혹시 ‘우리 같은 사무직이 도요타 공장의 생산 방식을 따라 할 수 있을 리가 없잖아?’, ‘개인이 그걸 한다고 무슨 의미가 있겠어?’라고 생각하는가? 그렇다면 잘못 생각하고 있다. 물론 ‘저스트 인 타임’이나 ‘간판 방식’은 당장 따라 할 수 있는 것이 아니다. 그러나 정리·정돈은 아무리 작은 회사라도 적용할 수 있고, 어떤 일을 하는 사람이든 따라 할 수 있다. 어떤 거창한 시스템이나 예산도 필요 없다. 지금 당장이라도 ‘도요타의 방식’을 손쉽게 업무에 도입할 수 있다.