이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법

목차

추천사
감수자의 글
들어가며

제1장
받은 메일함, 잡동사니 쳐내는 기술부터 배우자
첫 번째 원칙: 다른 소프트웨어가 더 적절하게 처리할 수 있는 업무에 이메일을 사용하지 말자
두 번째 원칙: 받은 메일함을 창고로 쓰지 말자
세 번째 원칙: 팀원들에게 ‘전체 답장’을 하지 말도록 부탁하자
네 번째 원칙: 의미 없는 답장에 연연하며 쌓아두는 일을 멈추자
다섯 번째 원칙: 이메일 수신 확인을 해주고 여러분의 계획에 따라 대응하자
여섯 번째 원칙: 배포 목록을 추려내자
일곱 번째 원칙: 홍보 또는 압력의 수단으로 이메일에 참조됐을 때는 답장하지 말자
여덟 번째 원칙: 사람들이 소개를 한 후 뒤로 빠질 수 있게 해주자
아홉 번째 원칙: 농담이나 불평, 자선운동, 공지 등을 포워딩하는 일을 그만두자
열 번째 원칙: 더 이상 필요 없는 전자잡지는 구독 해지하자
열한 번째 원칙: 오랜 부재 후에는 어떤 이메일에 답장을 보낼지 다시 분류하자
열두 번째 원칙: 이메일 알람을 꺼놓거나 자동복원 기능을 비활성화하자

제2장
메일 수신자, 읽는 사람을 파악하고 전달 내용을 생각하자
누가 여러분의 이메일을 읽는가?
이메일을 읽는 사람들의 주요 관심사는 무엇인가?
수신자들은 여러분의 메시지에 어떻게 반응할 가능성이 높은가?
이메일을 위한 MADE 포맷™
요점과 행동이 묻혀 있는 ‘전前’ 이메일
요점과 행동이 묻혀 있는 ‘후後’ 이메일
사외 수신자에게 나쁜 소식을 전할 때 이유를 먼저 제시하라
‘이메일 하나에 메시지 하나’라는 원칙을 기억하자
참조CC와 숨은 참조BCC를 적절히 활용하자

제3장
이메일 시작, 내용 초안부터 작성하자
이메일이 막힘없이 흘러가도록 매끄러운 전환구를 활용해보자
제목은 구체적, 실용적, 그리고 간단하게!
메시지와 행동이 묻혀 있고 제대로 전환이 되지 않는 이메일
매끄러운 전환용 문장과 함께 MADE 포맷™으로 쓰인 이메일
적절한 인사말과 끝인사에 주의를 기울이자
가능하다면 맞춤형으로 쓰자
인사말과 끝인사의 구두점은 정확히 찍자
의미 없는 끝인사는 빼되, 지나치게 간결해지지 않도록 주의하자
이메일 서명이 여러분에게 도움이 되도록 만들자

제4장
발송 이메일, 보내기 전 문법, 문체 교정하자
명료하게 교정하고 눈길끌기에 유의하자
문장들이 장황해지지 않게 만들자
적절한 아이디어는 강조하자
긴 타래에서는 이메일 제목을 바꾸자
상대가 약어를 제대로 이해했는지 확인하자
간결해지게 교정하자
강한 느낌의 동사를 사용하고 수동태를 능동태로 바꾸자(영어 이메일)
소소한 말의 잡동사니는 빼고 불필요한 중복은 없애자
명료성으로 이어지도록 문법을 교정하자
동일한 아이디어들은 형태를 일치시키자
주어와 동사가 호응하도록 만들자
올바른 대명사를 선택하자
구두점은 명료성에 영향을 미친다
과한 느낌표는 생략하자

제5장
첨부 파일, 폴더명을 정리하고 발송하자
폴더와 파일을 간소화하고 기능적으로 이름 붙이자
완료된 파일을 옮길 아카이브 폴더를 만들자
일관성을 위해 ‘장르’ 개념을 도입하자

제6장
이메일 답장, 나와 내 조직을 보호하자
발신자의 이메일 주소를 더블 체크하라
바이러스 첨부파일을 조심하자
안티바이러스 및 안티 악성멀웨어 프로그램을 깔자
특이한 비밀번호를 설정하자
이메일은 영원히 ‘살아있음’을 기억하자

제7장
이메일 커뮤니케이션, 나의 직업적 평판을 지키자
적법한 질문과 진술에 대한 법적 책임을 의식하자
민감한 이메일은 냉각기를 가지자
저작권을 존중하고 이메일의 소유권이 회사에 있음을 이해하자
제목에 EOM과 FYI를 활용하자
평균적인 응답시간을 확인하자
개인적인 발언은 반드시 허락을 받고 포워딩하자
이모티콘의 득실을 따져보자
상대방의 채널에 맞추되 이를 전환하려 하지 말자
광범위한 청중들과 커뮤니케이션하기 위해서는 다양한 채널을 사용하자
선택권이 여러분에게 있다면 적합한 채널을 고르자

감사의 말

저는 지금까지 20년을 넘게 이메일을 사용했지만 제대로 배운 적은 없습니다. 이메일을 쓰면서 반복되는 실수를 스스로 습득하고 배우거나, 동료직원의 정갈한 이메일을 따라쓰기 위해 문장부호나 이모지에 신경을 쓰며 이메일 사용법을 익혔습니다. 요즘은 SNS·메신저·협업툴의 등장으로 이메일을 쓰는 일은 많이 줄었지만, 오래 전이나 지금이나 이메일의 사용 목적은 ‘원활한 커뮤니케이션’입니다. 업무 목적을 사용하는 경우라면 ‘생산성 향상’ 또한 중요합니다.
여러분들이 사용하는 이메일은 원활한 커뮤니케이션과 생산성을 향상하는데 도움이 되고 있나요? 정확한 요구사항이 전달되지 않아 다시 전화해서 미팅일정을 확인해야 한다거나, 발송된 이메일에 답장이 올 때까지 무한 대기를 해야 한다거나, 수신한 이메일을 확인만 하고 업무가 처리되지 않아 시간낭비 또는 비용손실이 되지는 않았나요? 만약 그렇다면 제대로 된 배움의 조치가 필요합니다.

마이크로소프트 아웃룩 이메일을 사용하는 사람이라면 그 이메일을 후속 작업에 적합한 날짜에 해당하는 작업 창으로 끌어다 놓으면 된다. 또는 자신의 업무에 아이템을 추가하기 위해서 아웃룩의 여러 단축키를 사용할 수도 있다. 다른 종류의 이메일 시스템을 사용하고 있는 사람이라면 언제 무슨 일을 할 것인지 손수 일정에 기록하도록 하자. 종이 달력 위에 메모를 남기는 것도 좋다. 그 후 적절한 연락처나 프로젝트와 함께 이메일을 따로 정리하여 보관하면 된다. 그 외에 저장된 잡동사니 이메일은 우유부단함이 초래한 결과다. 중요한 이메일들이 도착하면 우리는 여기에 관심을 기울이면서도 당황스러워한다. 어디에 보관하는 것이 가장 좋을지 모르기 때문이다. 그 이메일들은 며칠 동안이나 받은 메일함에 남아 있으면서, 우리가 이것들을 어디에 보관할지 결정하는 동안 잡동사니로 쌓여 버린다. 그렇게 되면 우리는 보류 중인 활동이나 세부사항 등을 기억해내기 위해 그 이메일들을 다시 읽으면서 또다시 시간을 낭비하게 된다. 이메일은 딱 한 번만 읽도록 하자. 그리고 읽은 순간 바로 생각하고, 결정하고, 행동하자. 그게 아니라면 지우거나, 답장하거나, 다른 사람들이 처리하도록 포워딩을 해주는 것이 맞다. 또는 나중에 처리할 수 있도록 일정을 정하고 이메일은 따로 정리해서 보관해놓자.