소통하는 보고서 최소원칙

1. 보고서는 소통을 위한 문서다
보고서가 조직을 바꾼다
소통은 어렵다
확실한 소통을 위해 보고서를 쓴다
소통하는 보고서의 구조와 구성요소
논리를 만드는 문장
요약으로 시작해서 제안으로 끝낸다
작성자의 의견을 반드시 넣는다

2. 보고서에 사업의 방향과 속도가 있다
명분과 실리를 보고서에 담는다
가슴 뛰는 비전과 열정에 기름을 붓는 목표
보고서, 업무를 추진하는 동력
실행력을 보여주려면 그 일을 실제로 해야 한다
보고서로 일하는 속도를 확인한다
진행 상황 보고와 업무 관리
보고서가 생산성을 높인다

3. 설명과 설득 그리고 요약
간략하게 설명하기 VS 구체적으로 설명하기
구체적인 설명을 간결한 문장으로 쓴다
간략하게 설명해야 하는 내용
보고서는 ○○부터 쓴다
지식의 저주를 경계한다
사실과 의견은 명확하게 구분한다
작성자 의견은 숫자로 나타낸다
보고서의 모방과 인용

4. 할 일.한 일.결과 보고
완료한 일과 앞으로 할 일에 관한 보고
실행한 일은 반드시 보고서에 쓴다
업무를 지시한 상사에게 직접 보고한다
피해 상황, 나쁜 결과, 손실액은 반드시 보고서에 쓴다
복잡한 상황을 보고하는 방법
결과를 한 문장으로 쓴다
문제만 보고하지 말고 해결책을 제시한다

5. 핵심이 한눈에 보이게 쓴다
일목요연한 보고서
첫 단락에 핵심을 넣는다
꼭 필요한 메시지만 남기기 위해서 스토리보드를 만든다
의미 있는 내용만 보고서에 쓴다
알아두면 도움이 되는 세 가지 효과
표와 그림을 넣는 방법
한눈에 들어오는 시각 자료 만들기
요약하기
구두 보고에서 지켜야 할 것들

6. 보고서가 업무를 관리한다
일정을 관리하는 보고서
실수와 문제, 개선책을 간략하게 적는다
인정욕구를 충족한다
80퍼센트 완성 단계에서 할 일
일에 관한 확신과 조언을 얻는다
보고서를 읽은 사람에게 피드백을 받는다
긍정적인 관점에서 피드백을 달라고 요청한다
보고서와 보고자료는 다르다

7. 보고서 문체와 작성법
보고서 문체는 무미건조해야 하는가
쉬운 표현으로 쓰고 긴 문장은 적당한 길이로 나눈다
업무보고서 작성하기
시장조사보고서와 출장보고서 작성하기
회의보고서와 완료보고서 작성하기
매출보고서와 결산보고서 작성하기
사업성 평가·예측 보고서 작성하기
보고서 양식과 구성 요소

보고서는 일을 하는 시점을 기준으로 두 종류로 나눈다. 앞으로 할 일을 준비하는 보고서와 진행 또는 완료한 일을 정리하는 보고서다. 두 가지 보고서의 공통점은 미래에 더 나은 결과를 만들기 위해서 한 일과 할 일을 정리한다는 것이다. 읽는 사람이 원하는 정보를 이해하기 쉽게 정리한 보고서만 목적을 달성한다. 보고서의 목적은 ‘정보 제공’이고 기능은 ‘행동 촉구’다. 읽는 사람이 머릿속에 선명하게 그릴 수 있게 설명해야 하므로 “읽은 사람이 정보를 ‘이해 ’할 수 있게 보고서를 써야 한다”라고 가르친다. 이해하기 쉽게, 짧은 문장으로, 논리적으로 쓰라는 가르침은 보고서 작성자가 지켜야 하는 기본 원칙이다.
- 보고서가 조직을 바꾼다

일반적으로 보고서 마지막에 성과와 총평을 쓰고 끝낸다. 이렇게 쓰면 반쪽짜리 보고서다. 성과를 제시하고 끝내는 게 아니라 앞으로 할 일, 과제 등을 제시해야 한다. “지금까지의 결과는 이렇다. 앞으로 더 잘하려면 어떻게 하겠다”라는 행동을 촉구하는 내용으로 보고서를 끝내야 한다. 다시 말해서, 행동을 끌어내는, 다음에 할 일을 제시하는 보고서가 잘 쓴 보고서다.
- 보고서가 조직을 바꾼다

조직 사회에서는 언제나 말보다 글이 우선한다. 정보 제공을 글로 하고 지시한 사항을 실행하고 결과를 알리는 도구도 글이다. 묵묵히 열심히 일하면 동료와 상사가 알아주던 시대는 지금까지 없었다. 그런 시대가 지나갔다고 하는데 처음부터 그런 시대는 없었다. 요즘은 정말 묵묵히, 열심히만 하면 얼마 못 가서 직장에서 쫓겨난다. 상사들은 어떤 일이 어떻게 진행되는지 시시각각 알려주는 직원을 좋아한다.
- 소통은 어렵다