설명의 일류, 이류, 삼류

들어가며

Chapter 1 상대방에게 잘 전달하는 설명
◆ 이야기의 정리
삼류는 생각나는 대로 말하고
이류는 빠짐없이 중복되지 않도록 말한다
일류는 어떻게 말할까?
◆ 이미지를 떠올릴 수 없을 때
삼류는 애매모호하게 설명하고
이류는 자세하고 길게 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 지식이 없는 사람에게 설명할 때
삼류는 잘 전달하지 못하고
이류는 자세하게 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 정보를 전달하는 방법
삼류는 정보를 정리하지 못하고
이류는 일사분면으로 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 설명의 상세한 정도
삼류는 너무 대략적이라 이해하기 힘들고
이류는 너무 자세해서 듣기 힘들다
일류는 어느 정도로 상세하게 설명할까?
◆ 숫자를 이용한 설명
삼류는 감각치(感覺値)로 설명하고
이류는 구체적인 숫자로 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 요약하기
삼류는 요점을 정리하지 못하고 장황하게 설명하고
이류는 어떡해서든 요약하려고 한다
일류는 어떻게 요약할까?
◆ 순서나 절차를 설명할 때
삼류는 구두로 설명하고
이류는 엄청난 양의 자료로 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?

Chapter 2 설명의 구조를 짜는 방법
◆ 적절한 시간 설정
삼류는 막연하게 설정하고
이류는 설명의 양을 보고 설정한다
일류는 무엇을 기준으로 설정할까?
◆ 설명의 준비
삼류는 프로세스부터 생각하고
이류는 결론부터 생각한다
일류는 무엇부터 생각할까?
◆ 연역법
삼류는 설명이 이치에 맞지 않고
이류는 사실을 중시하고 결론을 이끌어 낸다
일류는 무엇을 중시할까?
◆ 귀납법
삼류는 아무 근거도 없이 말하고
이류는 사실을 열거하며 말한다
일류는 어떻게 말할까?
◆ 문제 해결
삼류는 문제를 파악하지 못하고
이류는 문제를 분해해서 생각한다
일류는 어떻게 생각할까?
◆ 체계적으로 요약하기
삼류는 이야기가 따로 놀고
이류는 어떡하든 정리해서 요약하려고 한다
일류는 어떻게 요약할까?
◆ 급박한 보고
삼류는 말문이 막혀서 버벅대고
이류는 ‘소감’을 전달한다
일류는 무엇을 말할까?
◆ 길을 안내할 때
삼류는 그 자리에서 도망치고
이류는 현 위치부터 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?

Chapter 3 설득력을 높이는 설명
◆ 설득하고자 할 때
삼류는 설득하는 설명의 흐름이 없고
이류는 PREP법을 활용해서 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 협력을 얻고자 할 때
삼류는 해야 할 일을 설명하고
이류는 목적을 설명한다
일류는 무엇을 설명할까?
◆ 의견 대립
삼류는 침묵하고
이류는 상대방에 맞춰서 타협한다
일류는 어떻게 대응할까?
◆ 설득 재료
삼류는 단순하게 제안하고
이류는 주장과 근거를 명확히 한다
일류는 어떻게 제안할까?
◆ 말하기 어려운 것
삼류는 말할 용기가 없고
이류는 정론(正論)을 들이댄다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 논의에 진척이 없을 때
삼류는 나 몰라라 하고
이류는 여러 차례 지론을 설명한다
일류는 무엇을 할까?
◆ 이야기가 어긋날 때
삼류는 어긋나는 것조차 모르고
이류는 상대방의 이해가 부족하다고 생각한다
일류는 어떻게 대처할까?
◆ 데이터를 분석해서 설명한다
삼류는 데이터를 사용하지 않고
이류는 상관관계에 근거해서 설명한다
일류는 무엇을 근거로 설명할까?
◆ 설명하기 어려운 사람
삼류는 위축되어서 설명하지 못하고
이류는 억지로 설명하려고 한다
일류는 어떻게 할까?

Chapter 4 프레젠테이션이나 청중 앞에서의 설명
◆ 설명의 흐름
삼류는 흐름이 뒤죽박죽 꼬이고
이류는 자신이 잘 설명하는 패턴을 구사한다
일류는 어떻게 할까?
◆ 설명 초반에 해야 할 것
삼류는 갑자기 머릿속이 하얘지고
이류는 다짜고짜 설명을 시작한다
일류는 무엇을 할까?
◆ 파워포인트
삼류는 곧바로 만들기 시작하고
이류는 구성을 생각한 후에 만들기 시작한다
일류는 무엇을 생각한 후에 만들기 시작할까?
◆ 조사 결과를 설명한다
삼류는 조사 결과만을 설명하고
이류는 조사 결과를 고찰한다
일류는 무엇을 할까?
◆ 마음을 사로잡는 설명
삼류는 주저리주저리 설명하고
이류는 포인트를 설명한다
일류는 어떻게 말할까?
◆ 전문 용어를 사용하는 방법
삼류는 본인이나 자사밖에 모르는 단어를 사용하고
이류는 공통의 전문 용어를 사용한다
일류는 어떤 용어를 사용할까?
◆ 억양을 살려서 설명한다
삼류는 매가리가 없이 설명하고
이류는 억양을 의식해서 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 설명의 배달 장소
삼류는 설명하느라 정신이 없고
이류는 듣는 사람의 귓속으로 배달한다
일류는 어디로 설명을 배달할까?
◆ 상품 설명
삼류는 상품에 대한 이해가 없고
이류는 상품의 기능을 설명한다
일류는 무엇을 설명할까?
◆ 질의응답
삼류는 질문을 하면 얼어버리고
이류는 그 자리에서 필사적으로 대답하려고 한다
일류는 어떻게 대처할까?

Chapter 5 원격 및 메일을 통한 설명
◆ 원격의 시작
삼류는 어색한 분위기에 사로잡히고
이류는 다짜고짜 본론부터 시작한다
일류는 어떻게 시작할까?
◆ 설명을 진행하는 방법
삼류는 설명에 진척이 없고
이류는 일방적으로 설명을 진행한다
일류는 어떻게 할까?
◆ 화면을 사용하는 방법
삼류는 구두로만 설명하고
이류는 자료로만 설명한다
일류는 어떻게 할까?
◆ 설명할 때 발생하는 사고와 문제점
삼류는 당황해서 미처 대처하지 못하고
이류는 그 자리에서 해결하려고 한다
일류는 어떻게 대처할까?
◆ 메일로 설명하기
삼류는 긴 메일을 보내고
이류는 짧게 정리한 메일을 보낸다
일류는 어떤 메일을 보낼까?
◆ 항목으로 나눈다
삼류는 그냥 문장으로 설명하고
이류는 평범한 항목으로 나눠서 설명한다
일류는 어떤 항목으로 나눠서 설명할까?

Chapter 6 설명의 일류가 되기 위한 각오
◆ 미래의 설명
삼류는 누구라도 가능한 설명을 하고
이류는 AI라도 가능한 것을 설명한다
일류는 어떤 설명을 할까?
◆ 설명이 전달되지 않을 때
삼류는 안절부절못하기 시작하고
이류는 끝까지 설명을 이어나간다
일류는 어떻게 할까?
◆ 설명 실력
삼류는 설명을 못한다고 생각하고
이류는 설명을 잘한다고 생각한다
일류는 어떻게 생각할까?
◆ 자신에 대한 설명
삼류는 자신에 대해서 잘 모르고
이류는 자신이 어떤 사람인지를 설명한다
일류는 무엇을 설명할까?

끝으로

학창 시절에 나는 수학을 정말 못했다. 그런데 어른이 되어서 수학이 우리에게 얼마나 큰 도움이 되는지 새삼 깨닫고 있다. 특히 ‘설명’할 때 고등 수학에 나오는 ‘사분면’은 엄청난 위력을 발휘한다. 사분면은 ‘4개의 면으로 나눈 것’인데 수학 문제를 풀다 보면 X축과 Y축으로 4분할된 그래프를 접하지 않는가? 바로 그것이다. 설명할 때 활용하면 매우 효과적이다. 예를 들어 ‘운동량이 많은 학생일수록 시험 점수가 높은 경향을 보인다’를 설명한다고 하자. 이때 ‘운동량이 많을수록 시험 점수가 높다’라는 말만 들으면 이해가 잘되지 않는다. 이를 그림과 같이 사분면으로 나타내는 것이다.

하지만 일류는 이보다 한 발 더 앞서 나간다. ‘숫자를 두 개나 사용’한다. 예를 들면 이런 식이다. “이번 실험에서는 3건의 에러가 발생했습니다. 이는 전체의 2%입니다. 용인할 수 있는 수준이라고 생각합니다. 따라서 실험을 더 진행할 수 있도록 허락을 부탁드립니다.” 3건이라는 숫자는 전체의 2%라는 숫자 덕분에 많은 것인지 적은 것인지, 그 판단을 내릴 수 있다. “이번 분기의 매출 달성률은 102%였습니다. 하지만 이는 전년대비 98%입니다. 원인은….” 일반적으로 경영자는 전년대비를 중시하는 경향이 있다. 단순한 매출액보다 매출 신장률을 더 신경 쓰기 때문이다. 따라서 이때는 이전 분기와 이번 분기, 두 개의 숫자가 필요한 것이다. 이처럼 일류는 숫자로 설명할 때 기준이 될 다른 숫자를 하나 더 언급한다. 그러면 듣는 사람에게 훨씬 더 잘 전달된다. ‘그렇지 않아도 숫자에 무척 약한데 두 개나…’라는 생각이 들지도 모르겠다. 하지만 숫자로 설명하는 방법은 익숙하느냐, 익숙하지 않느냐의 문제로 누구나 습득할 수 있다.

상황에 따라서 설명할 시간이 ◯◯분, ◯시간 정도 반드시 필요한 경우도 있을 것이다. 이때는 먼저 시간을 제시한다. ‘오늘 이야기는 60분 정도 걸릴 것 같습니다. ◯◯◯께 아주 중요한 소식이 있거든요’라고 시간이 얼마나 걸릴지 미리 말한다. 그러면 상대방도 안심하고 설명을 들을 수 있다. 만일 시간이 걸리는 이유도 함께 전달할 수 있다면 금상첨화다. 이렇듯 설명하기 전에 ‘자신에게 얼마만큼의 시간이 허용되는지’, 즉 상대방의 허용 시간을 미리 파악하는 것이 중요하다. 이는 상대방을 중심으로 커뮤니케이션이 이루어지고 있다는 증거다. 따라서 상대방에게 신뢰를 얻을 수 있다. 이와 반대되는 것이 자기중심이다. 자신의 기준으로 설명 시간을 설정하는 사람이 있는데 그렇게 하면 곧바로 배려가 없다는 평가를 받고 설명을 시작하기도 전에 아웃이다. 배려 있는 자세는 상대방에게 그대로 전달된다. 상대방의 상황에 맞춘 커뮤니케이션이 일류의 세계로 나아가는 등용문이다.