회의 잘하는 법

머리말

1. 회의 개최자의 기술
회의를 언제 할지 명확히 한다
회의를 꼭 해야 하는지 검토한다
회의 개최를 준비한다
회의의 목적을 정한다
회의의 목표를 정한다
의제를 정한다
참가자를 분석한다
참가자의 역할을 정한다
퍼실리테이션 회의법을 도입한다
회의 개최일시와 소요시간을 정한다
사전에 회의경비를 편성한다
회의 장소를 정한다
회의 목적에 맞게 자리를 배치한다
설비와 비품을 조달한다
개최통지서를 작성한다
개최통지서를 발신한다
참가자가 해야 할 준비를 의뢰한다
사전에 정보를 공유한다
회의 직전에 최종 확인을 한다
회의 평가항목을 정한다

2. 회의 퍼실리테이터의 기술
회의의 개요를 파악한다
아이스 브레이킹을 한다
자기 소개와 환영 인사를 한다
배경, 목적, 목표를 발표한다
참가자에게 기대를 표명한다
주최 측의 역할을 표명한다
의제를 예고한다
가이드라인과 규칙을 표명한다
퍼실리테이션 과정을 확립한다
의견을 구한다
의견을 요악한다
반론을 구한다
반박할 기회를 준다
전체 흐름을 한번 요약한다
회의 시간을 맞춘다
소수파에게 설득할 기회를 준다
구체적인 결론을 이끌어낸다
논의한 전체 내용을 요약한다
이후의 행동지침을 밝힌다
회의록을 작성한다

3. 회의 참가자의 기술
개최통지서를 확인한다
출석 여부를 결정한다
회의 참가 준비를 한다
구조화 차트를 그린다
정보를 수집한다
다각도로 사고하여 의견을 준비한다
전제조건에 따라 의견을 제시한다
논리적으로 의견을 제시한다
자료를 수집하여 의견을 제시한다
논리, 이익, 감정으로 참가자를 설득한다
다른 사람의 의견을 경청한다
의문 사항은 질문한다
질문에는 결론부터 답한다
모르면 모른다고 밝힌다
호의적으로 반론한다
반론에는 역으로 질문한다
반론의 타당성을 반박한다
효과적으로 의견을 관철한다
퍼실리테이터를 지원한다
목표 달성을 위해 협력한다

4. 회의중 곤란한 상황에 대처하는 법
단호한 태도로 임한다
참가자가 결석이나 지각을 할 때
참가자가 준비 없이 왔을 때
의견이 나오지 않을 때
참가자가 침묵할 때
질문이 나오지 않을 때
참가자의 발언이 길어질 때
참가자가 권한을 내세울 때
참가자가 비판적일 때
반대 의견이 나오지 않을 때
의견이 대립할 때
감정적으로 대립할 때
논점에서 이탈할 때
참가자의 집중력이 떨어질 때
시간이 부족할 때
결론이 나지 않을 때
회의 끝난 뒤 참가자가 불만스러워할 때
회의중에 휴대전화가 울릴 때
노트북 컴퓨터를 놓고 회의할 때
화상회의를 할 때

5. 목적에 맞게 회의 진행하는 법
보고회의
진척회의
문제해결회의
전략수립회의
의사결정회의
정기회의
긴급회의
이해관계 조정회의
정보수집회의
인터뷰회의
제안회의
국제회의
의례적인 회의
브레인스토밍
세미나
워크숍
컨퍼런스
패널 디스커션
디베이트
악마와 천사의 논의

회의 개최 전에 반드시 확인할 것이 있다. 바로 회의이 필연성이다. 회의는 참가자가 같은 시간과 공간을 공유해야 한다는 특성때문에 가장 비효율적인 커뮤니케이션 방법 중 하나다. 이메일이나 문서로 충분히 업무를 진행할 수 있다면 굳이 회의를 개최할 필요가 없다. 그러므로 회의를 개최하기 전에 '이 회의를 꼭 해야 하는지' 스스로에게 물어봐야 한다. - 본문 17p 중에서